İş akışı otomasyonu nedir, hangi işletmeye ne kazandırır?

Otomasyon tam olarak neyi değiştirir?

Her otomasyon üç parçadan oluşur: bir tetikleyici, bir kural ve bir işlem.

Örnek: Web sitenizden sipariş geldi (tetikleyici). Ödeme onaylandıysa (kural) fatura kesilir, stok düşer, müşteriye kargo mesajı gider (işlem). Kuralın dışında kalan her şey, örneğin ödemesi yarım kalan sipariş, ekibinizin önüne düşer.

Yani otomasyon çalışanın yerini almaz; aynı işi her gün yeniden yapmayı bırakmasını sağlar. İnsan, kuralın bitip yargının başladığı yerde devreye girer.

Bu potansiyel küçük değil. McKinsey'nin 2023 araştırmasına göre bugünkü teknolojiler, çalışanların zamanının %60–70'ini alan işleri teknik olarak otomatiğe alabilecek düzeyde. Bu, işlerin yarısının yarın ortadan kalkacağı anlamına gelmiyor. Ama "bizim işimiz otomatiğe uymaz" demeden önce bir kez bakmaya değer.

Hangi işler otomatiğe uygun? 4 soruluk test

Aklınıza gelen bir işi bu dört soruyla sınayın:

1. Sık mı? Haftada en az birkaç kez tekrarlanıyor mu?
2. Kuralı belli mi? Adımlarını yeni bir çalışana yazılı olarak anlatabilir misiniz?
3. Veri dijital mi? Bilgi bir formdan, e-postadan, pazar yerinden ya da bir tablodan mı geliyor?
4. Hatası pahalı mı? Yanlış yapıldığında bedeli var mı? Yanlış fatura, kaçan randevu, geri dönülmeyen müşteri gibi.

Dört sorudan üçüne "evet" diyorsanız, o iş otomasyon adayıdır.

Uygun olmayan işler de var: her seferinde yargı isteyen işler (fiyat pazarlığı, kriz anında müşteriyle konuşmak), ayda bir yapılan ve on dakika süren işler, kuralı her hafta değişen işler.

Sektöre göre en sık otomatiğe alınan işler

Ne kazandırır? Kendi rakamınızı 5 dakikada hesaplayın

Tahmin değil, hesap yapın. Formül basit:

Bir kez yapılma süresi × ayda kaç kez = ayda harcanan süre

Örnek: Bir siparişi muhasebeye girmek 4 dakika sürüyor ve ayda 600 sipariş geliyor. 4 × 600 = 2.400 dakika, yani ayda 40 saat. Bu, bir çalışanın her ay yaklaşık bir haftasına denk geliyor.

Hesabı daha doğru yapmak için iki öneri:

• Süreyi tahmin etmeyin, bir hafta boyunca işi yapan kişiyle birlikte not alın.
• Zamanın yanına hatanın bedelini de yazın. Yanlış kesilen bir fatura, unutulan bir randevu, geç dönülen bir müşteri. Bunlar çoğu zaman harcanan saatten daha pahalıdır.

Nereden başlamalı? 5 adım

1. Tek bir iş seçin. En sık tekrarlanan ve ekibin en çok şikâyet ettiği işle başlayın. Hepsini birden değil.
2. Bugünkü halini yazın. Adım adım, kim ne yapıyor, bilgi nereden geliyor, nereye gidiyor.
3. İstisnaları ayırın. Otomasyon kuralı izler; kuralın dışında kalan durumları baştan belirleyin ve ekibe bırakın.
4. Küçük kurun, bir hafta yan yana çalıştırın. Elle ve otomatik süreç aynı anda yürüsün, sonuçları karşılaştırın.
5. Ölçün, sonra genişletin. İlk iş oturunca ikinciye geçin.

Sık yapılan hatalar:

• Her şeyi bir anda otomatiğe almaya çalışmak.
• Bozuk bir süreci olduğu gibi otomatiğe almak. Hata da hızlanır.
• Sistemi tek bir kişinin bilgisine bağlamak.
• Veriyi ve erişimi kurulumu yapan firmaya bırakmak.

Kontrol kimde kalmalı?

Otomasyon kurdurmadan önce şu üç soruyu sorun:

• Sistem kimin sunucusunda çalışıyor? Sizin mi, kurulumu yapanın mı?
• Yollar ayrılırsa ne olur? Sistem çalışmaya devam ediyor mu, yoksa kapanıyor mu?
• Hangi veriye erişiliyor ve bunu kim onaylıyor?

Epnex'te sistem kendi sunucunuza kurulur. Veri, kararlar ve erişim yetkisi sizde kalır.

Otomasyon ne zaman gerekmez?

• İş ayda birkaç kez yapılıyorsa.
• Süreç henüz oturmadıysa: yeni kurulan bir işletme ya da her hafta değişen bir akış.
• İşin kendisi insan ilişkisiyse.

Bu durumlarda önce süreci yazılı hale getirin. Otomasyon sonra gelir.

Sık sorulan sorular